Doculane
Antes de iniciar un sitio web, reúne los datos del negocio, referencias de marca, textos e imágenes necesarios para el primer hito acordado. Define un responsable y una condición de entrega completa por elemento. Separa archivos, accesos y aprobaciones: tener una carpeta llena de documentos no significa que el proyecto esté listo para comenzar.
Lista de materiales del cliente
La lista debe responder al alcance del proyecto. Un sitio informativo, una tienda en línea y una renovación de marca no necesitan los mismos materiales. Esta plantilla parte de un sitio para una pequeña empresa que ya tiene identidad visual. Acuerda los hitos con el cliente, en vez de presentarlos como un proceso universal para agencias.
| Material | Qué pedir al cliente | Momento sugerido | Condición de entrega completa |
|---|---|---|---|
| Datos del negocio | Nombre, datos de contacto, servicios y ubicaciones que aparecerán en el sitio | Antes de la arquitectura de información | El cliente confirma los datos e identifica a quien toma las decisiones |
| Referencias de marca | Versiones disponibles del logo, guía de marca y referencias visuales | Antes de la primera propuesta visual | El diseñador identifica la identidad vigente y los archivos fuente necesarios |
| Textos por página | Textos de las páginas acordadas o un brief para el contenido que redactará la agencia | Antes del hito de diseño de cada página | Cada página tiene un responsable y un estado de contenido acordado |
| Fotografía | Imágenes seleccionadas con su uso previsto | Antes de finalizar la composición correspondiente | El cliente confirma la selección y el equipo comprueba si sirve para ese uso |
| Brief del proyecto | Objetivos, audiencia, acciones principales y límites del alcance | Antes del inicio | Cliente y agencia revisaron el brief |
| Acceso a plataformas | Invitaciones al CMS, alojamiento o servicios de analítica pertinentes | Antes del trabajo que requiera ese acceso | La agencia confirma que el permiso necesario funciona |
| Decisiones | Mapa del sitio, dirección de contenido o decisiones de diseño previstas en el acuerdo | En el hito de aprobación acordado | La persona designada deja registrada su decisión en el canal acordado |
El momento sugerido es una decisión de planificación. Algunas agencias comienzan el descubrimiento antes de tener todo el contenido; otras requieren los textos antes de diseñar. Explicita esa dependencia en el acuerdo y en la solicitud.
Prepara la entrega
Archivos, accesos y aprobaciones
Clasifica cada elemento antes de pedirlo. Un logo es un archivo. El acceso al CMS es un permiso. La aprobación del mapa del sitio es una decisión. Cada uno necesita una comprobación diferente.
Usa una herramienta de recopilación para los archivos admitidos, el sistema de invitaciones de cada plataforma para los accesos y un registro acordado para las aprobaciones. Por ejemplo, Google Analytics permite que un administrador otorgue acceso a usuarios a nivel de cuenta o propiedad. Pide el permiso necesario para la tarea en lugar de una captura con credenciales.
No pidas contraseñas, códigos de recuperación ni claves privadas entre los materiales del proyecto. Recibir un archivo tampoco establece el permiso para usar su contenido. Confirma los usos permitidos y las restricciones mediante el proceso habitual de aprobación del cliente.
Textos del sitio y revisiones
Elige un lugar de trabajo para el texto editable y un formato de entrega para la versión que usará tu equipo. Identifica la página, el responsable y la versión; “texto final” sin nombre de página ni fecha de revisión se confunde fácilmente con una versión anterior.
Un documento colaborativo puede ser más apropiado para redactar y comentar que una herramienta de recopilación. Google Drive explica sus roles de lector, comentador y editor. Acuerda quién puede editar y quién toma la decisión final sobre el contenido.
Si el cliente entrega un archivo, solicita un formato admitido, como DOCX o PDF, con un nombre claro, por ejemplo services-copy-2026-11-03.docx. Esa convención es un ejemplo, no una regla de renombrado impuesta por Doculane. La persona responsable debe indicar si es un borrador o la versión aprobada para diseñar.
Doculane recibe archivos; no es un editor colaborativo ni convierte un documento subido en texto aprobado para el sitio.
Una solicitud de ejemplo
Esta solicitud ficticia de cuatro partes para Northstar Studio muestra cómo redactar condiciones de entrega útiles. Es un ejemplo editorial, no un caso de cliente ni un resultado medido de una agencia.
| Elemento solicitado | Instrucción para el cliente | Qué comprueba la agencia |
|---|---|---|
| Referencias de marca | Sube un logo PNG y la guía de marca disponible en PDF; identifica dónde están los archivos fuente, si se entregan por otro medio | Se puede identificar la marca vigente y acceder a los originales necesarios mediante el medio acordado |
El flujo de la agencia en Doculane
Crea una solicitud para los archivos que necesita el hito actual. Añade instrucciones por elemento, una fecha y recordatorios programados; después comparte el enlace. Los clientes verifican su correo con un código de un solo uso sin crear una cuenta de Doculane; siguen aplicándose las reglas de remitentes del espacio de trabajo.
Los clientes pueden enviar archivos admitidos por etapas mientras la solicitud siga activa. La agencia puede consultar lo recibido y revisar los originales, que quedan asociados al registro del contacto. Reutiliza la plantilla para otro cliente y ajusta el alcance, en lugar de asumir que la misma lista sirve para todos.
Doculane encaja cuando el equipo necesita resolver una etapa concreta de recopilación. Mantén la planificación, la redacción colaborativa, la gestión de contraseñas y las aprobaciones formales en las herramientas elegidas para esas tareas. Las copias opcionales a Google Drive funcionan en una sola dirección; no implican sincronización bidireccional ni importación de archivos de diseño no admitidos.
Para redactar el correo, utiliza las plantillas para solicitar documentos, indicando el hito del proyecto en lugar de un periodo contable.
Preguntas frecuentes
¿Todo el contenido debe estar listo antes de iniciar el proyecto?
No. Identifica qué materiales bloquean el siguiente hito y cuáles pueden entregarse más adelante. La secuencia depende del alcance del proyecto y del proceso de la agencia.
¿El cliente debería subir una lista de contraseñas junto con el brief?
No. Usa invitaciones desde las plataformas y un proceso apropiado de gestión de credenciales cuando no sea posible delegar el acceso. Una solicitud de documentos no es una bóveda de contraseñas.
¿Un logo o un texto recibido se considera aprobado?
No. Recibir, revisar y aprobar son pasos distintos. Registra la decisión del cliente y los usos permitidos mediante el proceso acordado.
¿El cliente puede entregar después los archivos que faltan?
Sí, en Doculane mientras la solicitud siga activa y el remitente tenga permitido enviar archivos. Acuerda cómo afectan los materiales pendientes al próximo hito, sin asumir que una subida completa cambia automáticamente el calendario.
Empieza con tu próximo proyecto
Elige un hito próximo y crea una lista breve solo para sus archivos. Registra permisos y aprobaciones como tareas separadas; después confirma que puedes recibir cada formato solicitado.
Conoce cómo funcionan las solicitudes de documentos en Doculane.