Doculane
Para solicitar documentos a un cliente, envía un correo breve que identifique cada archivo necesario, el periodo correspondiente, una fecha de entrega acordada y un único enlace de subida. Explica cómo avisar si algún documento no está disponible. Antes de dar seguimiento, comprueba qué llegó y solicita solo los elementos que siguen pendientes.
Prepara tu solicitud
Una solicitud útil responde cinco preguntas: qué enviar, a qué periodo corresponde, cuándo entregarlo, dónde subirlo y quién puede ayudar. El cliente no debería tener que reconstruir la tarea a partir de varios mensajes anteriores.
| Parte del correo | Incluye esto | Evita esto |
|---|---|---|
| Asunto | El trabajo o periodo y la acción solicitada | “Una consulta rápida” sin contexto |
| Lista | Documentos, cuentas o grupos de archivos específicos | “Envía todo lo necesario” |
| Instrucciones | El periodo y qué debe contener el archivo completo | Términos internos sin explicar |
| Fecha de entrega | Una fecha acordada para esta solicitud | Un vencimiento legal inventado o una amenaza sin explicación |
| Destino | Un único enlace de envío claramente identificado | Varias carpetas y archivos adjuntos que compitan entre sí |
| Canal para excepciones | Una persona de contacto si un documento no está disponible | Interpretar el silencio como aprobación o finalización |
Las siguientes plantillas son ejemplos originales para adaptar, no mensajes probados con clientes. Reemplaza los campos entre corchetes, elimina lo que no corresponda y comprueba el enlace antes de enviar. No afirmes que una subida es privada o cumple una norma si no has verificado el servicio y su configuración.
Plantillas de correo
La primera solicitud
Usa esta versión cuando el cliente reciba la lista por primera vez. Incluye el contexto necesario para identificar el trabajo sin repetir todo el acuerdo del servicio.
Asunto: Archivos de [proyecto o periodo] — entrega solicitada para [fecha]
Hola, [nombre]:
Estamos preparando [siguiente paso concreto] de [empresa o proyecto].
Por favor, envía lo siguiente antes del [día y fecha]:
- [Documento 1: origen/cuenta + periodo + contenido esperado]
- [Documento 2: origen/cuenta + periodo + contenido esperado]
- [Documento 3: origen/cuenta + periodo + contenido esperado]
Puedes enviar los archivos aquí: [enlace de subida]
Si un elemento no corresponde o todavía no está disponible, responde
con su nombre y una breve explicación. [Persona de contacto] puede
ayudarte si tienes dudas.
Gracias,
[Nombre]
[Empresa]
Si el correo quedara demasiado extenso, deja la lista específica del cliente en la solicitud enlazada. El correo y esa lista deben coincidir en alcance y fecha.
Después de una entrega parcial
Reconoce lo recibido y después identifica lo que falta. Evita reenviar la lista original completa como si el cliente no hubiera hecho nada.
Asunto: Archivos pendientes de [proyecto o periodo]
Hola, [nombre]:
Ya llegaron los archivos de [elementos recibidos]. Gracias.
Todavía necesitamos lo siguiente para [siguiente paso concreto]:
- [Elemento pendiente 1, incluido el periodo]
- [Elemento pendiente 2, incluido el periodo]
Por favor, añádelos en [enlace de subida] antes del [fecha acordada].
No necesitas reenviar los archivos que ya figuran como recibidos.
Si alguno de los elementos pendientes no está disponible, avisa
a [persona de contacto].
Gracias,
[Nombre]
“Recibido” describe la entrega. No lo reemplaces por “aprobado” salvo que alguien haya revisado y aprobado realmente el documento dentro de tu proceso de trabajo.
Un documento corregido o completo
Describe el problema con precisión. “Archivo incorrecto” no permite saber si el inconveniente es el documento, las fechas o el formato.
Asunto: Reemplazo necesario: [documento] de [periodo]
Hola, [nombre]:
Recibimos [archivo o descripción del documento]. Parece corresponder
a [periodo recibido] / no incluye [dato concreto que falta].
Para [trabajo o solicitud], necesitamos [periodo correcto o
contenido completo]. Puedes enviar el reemplazo aquí: [enlace de subida].
Si no puedes obtener esa versión, responde a [persona de contacto]
para acordar el siguiente paso, en lugar de volver a enviar
el mismo archivo.
Gracias,
[Nombre]
Describe únicamente lo que comprobaste. Por ejemplo, encontrar una página faltante no justifica afirmar que el resto del documento ya pasó una revisión.
Elige cómo recibir los archivos
Elige el destino según la tarea de recopilación, no solo por la herramienta que ya utilice tu equipo. Pruébalo como destinatario externo antes de incluirlo en una plantilla.
| Método | Cuenta que necesita el cliente | Cuándo puede servir | Qué debe definir el equipo |
|---|---|---|---|
| Archivos adjuntos por correo | No necesita una cuenta nueva en un portal; utiliza su correo | Cuando un intercambio aislado encaje con el proceso aprobado del equipo | Cómo registrar pendientes y gestionar copias y accesos |
| Google Forms con una pregunta para subir archivos | Debe iniciar sesión en Google para subirlos | Cuando los destinatarios puedan usar Google y el formulario se adapte a la tarea | Restricciones del formulario y proceso de seguimiento |
| Solicitud de archivos de Dropbox | No necesita una cuenta de Dropbox para enviar archivos | Cuando el equipo necesite un destino externo de recopilación | Cómo registrar cada requisito de la lista dentro de su proceso |
| Solicitud de documentos de Doculane | No necesita una cuenta de Doculane; se aplican la verificación de correo y las reglas de remitentes | Cuando necesites una lista, entregas por etapas y recordatorios programados | Formatos, límites, acceso y condiciones de conservación adecuados |
Los requisitos de cuenta anteriores provienen de la ayuda de Google Forms y la ayuda de Dropbox. La tabla compara formas de recopilar archivos; no es una auditoría completa de funciones ni una clasificación de seguridad. Las funciones y políticas pueden cambiar.
Un enlace que funciona para tu equipo con la sesión iniciada puede comportarse de otra manera para un cliente. Comprueba el recorrido del destinatario, los formatos permitidos y la verificación de identidad antes de enviarlo.
Organiza el seguimiento
Mantén una lista actualizada y una persona responsable del seguimiento. Antes de enviar un recordatorio, comprueba lo recibido, las notas de revisión y las explicaciones del cliente.
Utiliza esta secuencia editorial: comprobar → reconocer → especificar → enlazar → ofrecer un canal para excepciones. Es una ayuda para redactar, no una afirmación medida sobre tasas de respuesta. A medida que conozcas el problema, el recordatorio debe ser más específico, no simplemente más insistente.
Doculane permite mantener la lista de documentos, seguir los elementos recibidos y programar recordatorios por correo para la solicitud. Incluye plantillas guardadas y entregas posteriores mientras la solicitud esté activa. No convierte estos cuatro ejemplos en una secuencia de correos preconfigurada, no garantiza la llegada a la bandeja de entrada ni crea automáticamente una solicitud nueva cada mes.
Para empezar con una lista más específica, consulta la lista mensual de documentos contables o la lista de materiales para proyectos de diseño web.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto debes recordar al cliente que envíe documentos?
Acuerda una frecuencia adecuada para el trabajo, la disponibilidad de los documentos y la relación con el cliente. Estas plantillas no establecen un intervalo universal. Si otro recordatorio idéntico no resolverá una excepción, conviene aclararla directamente.
¿Puedes solicitar documentos sin crear una cuenta para el cliente?
Sí. Algunas herramientas permiten ese flujo. En Doculane, el cliente verifica su correo con un código de un solo uso y debe cumplir las reglas de remitentes del espacio de trabajo; no necesitar una cuenta no significa tener acceso anónimo o sin restricciones.
¿Puedes usar estos correos para documentos sensibles?
La redacción no determina si el proceso es adecuado. Comprueba el destino, los accesos, la conservación, la recuperación y los requisitos de tu organización antes de recopilar documentos sensibles. No incluyas contraseñas ni códigos de recuperación en la plantilla.
¿Enviar un recordatorio equivale a entregarlo al destinatario?
No. Enviarlo al proveedor de correo no demuestra que haya llegado a la bandeja de entrada ni que el cliente lo haya leído. Revisa la información de entrega por separado de la lista de documentos.
Usa las plantillas
Elige el correo adecuado para la situación, adapta la lista y comprueba el recorrido externo de envío. Usa el registro de recopilación para decidir qué pedir después.
Conoce cómo funcionan las solicitudes de documentos en Doculane.